9 Aplicaciones perfectas para coordinar el trabajo en equipo.

Actualmente, está a la orden del día la gestión de proyectos de manera colaborativa para los que es preciso encontrar un espacio de encuentro a través del cuál mantener vivo el contacto y permanecer al corriente del estado en el que se encuentran cada una de las tareas a realizar. Es por ello que hoy, os queremos proponer 9 apps para trabajar en equipo prefectas que dividiremos en algunos de los pilares básicos para la gestión de cualquier proyecto: gestión de proyectos, comunicación y compartir documentos.

#1. Gestión de proyectos:

Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales y, por supuesto, no podían faltar en un post que trate apps para coordinar el trabajo en equipo. ¿Quién puede coordinar efectivamente un proyecto sin monitorear el progreso de cada tarea o realizar un seguimiento de los objetivos? Para este fin, te proponemos las siguientes herramientas:

Trello.

Trello está de moda. Además lo lleva estando ya desde hace varios años. Se trata de una herramienta de PM (Gestión de proyectos) extremadamente popular que te permitirá construir rápidamente tablas Kanban para que puedas visualizar un proyecto dividido en tarjetas de tareas. Esto significa que puedes ver fácilmente si se está haciendo algo y quién lo está haciendo.

Es una aplicación muy intuitiva, lo que hace muy sencillo que todo el equipo se adapte pronto a Trello y pueda explotar al máximo sus posibilidades.

Por cierto, es gratuita por lo que es muy recomendable para equipos amateurs o para comenzar a probar los servicios que suelen proporcionarte este tipo de herramientas antes de pasarte a otros paquetes o herramientas de pago.

Asana.

Otra gran alternativa para utilizar a la hora de gestionar tus proyectos colaborativos. Asana es un poco más completa, en cuanto a funcionalidad, que Trello, aunque precisamente es esta mayor oferta de herramientas las que hacen de Asana una plataforma algo más difícil de utilizar.

Asana está especialmente recomendada si quieres cargar las tintas en un calendario de tareas para una organización estratégica.

Tiene diferentes planes de precios y, eso sí, es una app en inglés.

Redbooth.

Redbooth es una aplicación muy visual e intuitiva que además puede integrarse con otras herramientas como Google Drive o Dropbox.

Lo cierto es que esta es nuestra favorita app para coordinar el trabajo en equipo favorita, puesto que además integra soluciones para tener unificado el correo electrónico y la comunicación interna.

 

Y es que Redbooth puede encuadrarse perfectamente dentro de lo que conocemos como Redes Sociales Corporativas, pero su sencillez nos ha animado a listarla aquí para que así te sirva de iniciación al fantástico mundo de las redes corporativas.

 

#2. Comunicación:

A la hora de llevar a cabo un proyecto es imprescindible tener un canal de seguridad oportuno y siempre dispuesto para poder ser utilizado y agilizar la comunicación entre los diferentes miembros del equipo. Más aún, si dichos miembros no se encuentran en la misma localización. Para este menester existen ya diversas plataformas entre las que queremos destacar estas 3:

Skype.

Skype se ha llevado al huerto a todos aquellos que se iniciaban en esto de las vídeo-conferencias ya en la Universidad o incluso el instituto. Herramienta muy utilizada por el público para usos no profesionales (padres que hablan con sus hijos migrados, etc) ha calado en el público por su sencillez.

Skype es un chat que aparece cuando Messenger estaba en todo lo alto proporcionando un extra increíble: la vídeo-llamada. Y, si bien es cierto que ya hay bastantes aplicaciones que permiten las vídeo-llamadas, Skype ha sabido ganar esta guerra en el gran público actualizando su funcionalidad.

Si estás en un proyecto colaborativo y necesitas una herramienta de comunicación que todos conozcan y a la que puedan adaptarse pronto: propón Skype.

WebEx.

El planteamiento de WebEx es un tanto sencillo al de Skype y esto se debe, sobre todo, al hecho de que WebEx sí tiene claro que nació por y para establecer comunicación entre profesionales. Esta herramienta, cuyo uso también está muy extendida funciona de una manera muy sencilla: una persona abre una «sala de reuniones virtual» y recibe una url que podrá enviar a todos aquellos que quiera invitar a la vídeo llamada.

Además, WebEx permite compartir tu pantalla de ordenador de tal manera que se hace muy sencillo llevar a cabo una presentación y que el resto de los miembros del equipo que estén en la reunión vean perfectamente los puntos clave a resaltar.

GoToMeeting.

Otra de las reinas en cuanto a aplicaciones de comunicación se refiere. GoToMeeting tiene un uso muy similar a WebEx.

En GoToMeeting obtendrás también una url a través de la cuál podrás mantener una reunión por videoconferencia de manera segura con todos aquellos que accedan a través de dicha dirección.

Así pues, se trata de una herramienta, que también está en castellano, que te facilitará transmitir una imagen profesional ante tus clientes y, por supuesto, también ante el resto de miembros de tu equipo en cualquier proyecto.

 

Compartir documentos:

A la hora de compartir documentos con el resto de integrantes de un proyecto colaborativo lo mínimo que se puede esperar es que cumpla dos requisitos: que puedas acceder a los documentos desde cualquier dispositivo de una forma sencilla y que cualquier miembro invitado pueda modificar documentos. Con este fin, te presentamos estas 3 aplicaciones:

Igloo.

La colaboración debe ser fácil y eficiente para mantener los flujos de trabajo en movimiento a un ritmo competitivo. Igloo es una herramienta completa, es decir, es una Red Social Corporativa.

En cuanto a lo que compartir documentos se refiere, Igloo agiliza el proceso de almacenado de archivos dentro de su espacio, que ellos denominan igloo. Una vez subidos los documentos, puedes invitar al resto de miembros del equipo a revisar y editar las últimas versiones, sin necesidad de abrir nunca un archivo adjunto, lo que facilita mucho el trabajo colaborativo.

Como ya decimos, Igloo ofrece mucho más, por lo que en otro post trataremos esta herramienta como parte de las soluciones para Redes Sociales Corporativas.

Quip.

Todos tenemos un ojito derecho y, hemos de admitir, que en cuanto a compartir documentos para el trabajo colaborativo, Quip es nuestra favorita.

Con una estética súper fresca, Quip te permite no sólo compartir documentos y modificarlos en línea, si no que también incluye un chat paralelo a cada documento para que todo el equipo pueda opinar, incluir anotaciones, proponer cambios, etc.

Así pues, es muy recomendable probar esta herramienta que, además, está en castellano, algo que siempre incluimos como un extra porque a la hora de coordinar un equipo que debe de familiarizarse con nuevas aplicaciones hace más sencillo que todo fluya con facilidad.

Google Drive.

Todo un clásico. Como siempre, las aplicaciones de Google se hacen un hueco entre el público más generalista y, por este motivo, quien más quien menos, ya la habrán utilizado antes de que comience vuestro proyecto.

Entre las ventajas que tiene Google Drive es que es bastante posible que todos aquellos que utilicen Android no tengan que instalarselo porque ya lo tengan en su móvil, por lo que el acceso a los documentos será instantáneo, así como la posibilidad de modificar y subir documentos.

Obviamente, además, trabajar con Google Drive facilita la adaptación al resto de aplicaciones del gigante, por lo que podría facilitarte la tarea puesto que tienes todos los formatos al alcance de la mano.

 

Estas son las 9 principales apps para trabajar en equipo que te recomendamos desde Trinexo para las más habituales necesidades pero hay muchas otras que podrán ayudarte si tienes necesidades más específicas y, por supuesto, si tienes alguna duda podemos ayudarte a encontrar la herramienta adecuada a tu proyecto. ¡¡Para eso estamos!!